Veelgestelde vragen

Personele dienstverlening

  1. Wat gebeurt er als mijn zwangerschapsverlof in een vakantie valt (compensatieverlof)?
    Voor het PO geldt dat de werkdagen waarop het zwangerschapsverlof samenvalt met feestdagen en/of schoolvakanties, gecompenseerd worden, bij voorkeur aansluitend op het verlof.
    Voor het VO worden alleen de werkdagen waarop het zwangerschapsverlof samenvalt met de zomervakantie gecompenseerd.
  2. Hoe kan ik een adreswijziging doorgeven?
    Via YouForce kunt u uw adreswijziging doorgeven, deze melding gaat dan via uw werkgever naar OHM.
  3. Met welke leverancier werkt Onderwijsbureau Hollands Midden (OHM) op het gebied van salarisverwerking?
    OHM maakt voor de salarisverwerking gebruik van RAET.
  4. Wanneer dient de werkgever de hersteldmelding van zwangerschap aan OHM door te geven (om een boeteoplegging van UWV te voorkomen)?
    Werkgever dient hersteld melding van ziekte wegens zwangerschap onmiddellijk door te geven aan OHM, zodat OHM in staat wordt gesteld uiterlijk twee dagen na de datum waarop de medewerker hersteld is melding daarvan te doen bij UWV. Bij een te late melding legt UWV de volgende boetes op:
    € 70,- bij minder dan 7 kalenderdagen te late melding
    € 230,- bij een melding die 7 tot met 27 kalenderdagen te laat is gedaan
    € 455,- bij achterwege laten melding of bij melding na 27 kalenderdagen
  5. Wanneer dient de werkgever ziekte ten gevolge van zwangerschap/ bevalling aan OHM door te geven (om een boeteoplegging van UWV te voorkomen)?
    Werkgever dient ziekte ten gevolge van zwangerschap/bevalling onmiddellijk door te geven aan OHM, zodat OHM in staat wordt gesteld uiterlijk op de vierde dag na aanvang van genoemde ziekte een ziekmelding bij UWV te doen. Bij een te late melding legt UWV de volgende boetes op:
    € 70,- bij minder dan 7 kalenderdagen te late melding
    € 230,- bij een melding die 7 tot met 27 kalenderdagen te laat is gedaan
    € 455,- bij achterwege laten melding of bij melding na 27 kalenderdagen
  6. Ten behoeve van de afgifte/aanvraag van een hypotheek(offerte) dient een werkgeversverklaring te worden afgegeven. Welk formulier heb ik nodig en waar moet ik op letten?
    Het formulier voor het afgeven van een werkgeversverklaring wordt normaliter verstrekt door de hypotheekadviseur of hypotheekverstrekker. Dit formulier kent dan een aantal voor die hypotheekverstrekker specifieke vragen. Hierbij dient u op een aantal zaken te letten:
    - Vul in geen geval zelf gegevens op de werkgeversverklaring in. Zodra er meerdere handschriften op een verklaring voorkomen wordt de verklaring door veel banken niet meer geaccepteerd.
    - Indien u tijdelijk bent aangesteld overlegt u met de directeur van de school of een vast dienstverband te verwachten is. OHM houdt rekening met deze informatie bij het invullen van de verklaring.
    - Zorg dat u op tijd bent met het aanvragen van de verklaring. Werkgeversverklaringen worden bij OHM met voorrang behandeld maar in voorkomende gevallen kan het een paar werkdagen op zich laten wachten.
  7. Ik denk binnenkort mijn 25-jarig (of 40-jarig) ambtsjubileum te vieren. Wat moet ik doen om voor de jubileumgratificatie in aanmerking te komen?
    Indien alle relevante gegevens ten aanzien van uw diensttijd bij OHM aanwezig zijn, hoeft u daarvoor niets te doen. Jaarlijks meldt OHM aan de aangesloten werkgevers welke medewerkers het komende jaar voor een jubileumgratificatie in aanmerking komen. De gratificatie wordt berekend door OHM en betaalbaar gesteld in de maand waarin het ambtsjubileum valt. Als u van mening bent dat de voor u vast gestelde jubileumdatum niet juist is (bijvoorbeeld als in het verleden niet alle betrekkingen door u vermeld zijn op de staat van dienst), kunt u via uw werkgever een nieuwe staat van dienst met eventuele bewijsstukken (kopie akten benoeming/ontslag, bewijsstuk Militaire Dienstplicht) aanleveren bij OHM, waarna uw diensttijd voor het jubileum opnieuw kan worden vastgesteld. In plaats van kopieën van akten van benoeming c.q. ontslag, kan ook worden volstaan met een Overzicht ABP-Pensioenjaren of "werkgever/instantiegegevens" van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds, waarin duidelijk alle tijdvakken staan vermeld die men als ambtenaar werkzaam is geweest (inclusief de Militaire Diensttijd). Hierbij wordt dus niet het Pensioenoverzicht bedoeld, dat het ABP ieder jaar aan de werknemers toezendt.
  8. Kan ik bepaalde gegevens wijzigen ?
    Gegevens kunt u wijzigen, dit dient schriftelijk te gebeuren. Een korte notitie met de door u verlangde wijziging en een handtekening hebben wij nodig om uw gegevens te kunnen wijzigen. Wijzigingen in de spellingswijze van uw eigen roep-, voornamen en achternamen dienen altijd gepaard te gaan met een kopie van een geldig identiteitsbewijs.

    Wijzigingen opgegeven per email kunnen NIET in behandeling worden genomen in verband met verificatie van de gegevensverstrekker.
  9. Wanneer moet ik een verklaring loonheffing invullen?
    Uw werkgever of uitkeringsinstantie moet meestal loonheffing en premie volksverzekeringen inhouden op uw loon of uitkering en afdragen aan de Belastingdienst. Daarbij is uw werkgever of uitkeringsinstantie verplicht om uw persoonlijke gegevens te registreren. Met dit formulier geeft u deze gegevens op. Ook geeft u met dit formulier aan of uw werkgever de loonheffingskorting moet toepassen.

    U moet een loonbelastingverklaring invullen:
    - bij indiensttreding bij een werkgever;
    - bij het ingaan van een uitkering;
    - als u meer dan één werkgever of uitkeringsinstantie heeft en u wilt dat een andere werkgever of uitkeringsinstantie de loonheffingskorting gaat toepassen. In dit geval moet u twee nieuwe loonbelastingverklaringen invullen.

    Als u het formulier heeft ingevuld en ondertekend, lever het dan in bij uw werkgever of uitkeringsinstantie. Deze zal het formulier in de administratie bewaren.

    Het formulier vindt u terug bij het onderdeel FORMULIEREN van deze website en kunt u op uw computer invullen.
  10. Hoe weet ik of ik een pensioentekort heb ?
    Om te weten of u een tekort heeft, moet u eerst weten hoeveel pensioen u eigenlijk nodig heeft. Dat hangt af van uw lasten en van uw plannen voor de toekomst. Stel dus eerst voor uzelf vast welk inkomen u na pensionering nodig heeft en kijk daarna of u voldoende pensioen heeft. Hoeveel pensioen u heeft, kunt u nagaan op www.mijnpensioenoverzicht.nl en www.mijnabp.nl. U kunt zich tevens aanmelden voor een gesprek tijdens het ABP-spreekuur bij OHM. Meer informatie vindt u op onze website.
  11. Wordt vervanging op een dag dat afwezige volgens zijn of haar rooster niet werkt, vergoed door het Vervangingsfonds?
    Ja, mits de vervanging plaatsvindt binnen de periode van afwezigheid (ziekte/schorsing).
  12. Waarom heb ik geen salarisspecificatie (thuis) ontvangen?
    De salarisspecificatie wordt maandelijks in uw Youforce omgeving geplaatst.
    Heeft u geen toegangsgegevens meer? Dan neemt u contact op via email: helpdesk@ohm.nl. Graag uw naam, geboortedatum, naam werkgever (bestuur) en personeelsnummer opgeven. U ontvangt binnen 48 uur een link om een nieuw wachtwoord aan te maken waarna u uw salarisspecificatie(s) online kunt inzien.
  13. Hoe werkt het fiscale voordeel bij een fiets privé-regeling?
    Voor het bedrag dat door uw werkgever is vastgesteld, mag bruto vakantieuitkering/eindejaarsuitkering worden uitgeruild en onbelast worden uitbetaald. Voorbeeld: als u maximaal 749 euro mag verrekenen en de door u gekozen uitkering is daarvoor hoog genoeg, dan wordt over die 749 euro geen loonheffing betaald. Het voordeel voor u is afhankelijk van het tarief bijzondere beloningen dat voor u van toepassing is. Dit tarief is links onderaan op de salarisspecificatie vermeld.
  14. Hoe krijg ik toegang tot Youforce / mijn salarisstrook ?
    Heeft u geen toegangsgegevens meer? Neemt u contact op via email: helpdesk@ohm.nl. Graag uw naam, geboortedatum, naam werkgever (bestuur) en personeelsnummer opgeven. U ontvangt binnen 48 uur een link om een nieuw wachtwoord aan te maken waarna u uw salarisgegevens online kunt opvragen.
  15. Wanneer ontvang ik een jaaropgave?
    De jaaropgave over het voorafgaande jaar wordt in januari/februari in Youforce geplaatst.
  16. Kan ik onder de WKR nog een fiets bij mijn werkgever aanvragen?
    Ook onder de WKR is het mogelijk om met fiscaal voordeel een fiets aan te schaffen. Werkgevers in het PO moeten werknemers in de gelegenheid stellen deel te nemen aan een fiets privé-regeling. Uw werkgever kan u informeren over de regeling die voor u geldt.
  17. Waar kan ik terecht voor mijn jaaropgave?
    Uw jaaropgave kunt u vinden in uw Youforce omgeving. Heeft u geen toegangsgegevens meer? Dan neemt u contact op via email: helpdesk@ohm.nl. Graag uw naam, geboortedatum, naam werkgever (bestuur) en personeelsnummer opgeven. U ontvangt binnen 48 uur een link om een nieuw wachtwoord aan te maken waarna u uw jaaropgave online kunt opvragen.

Klantomgeving en inloggen

  1. Ik moet een nieuw wachtwoord opgeven in Youforce, maar ondanks dat het aan alle veiligheidseisen voldoet, wordt mijn wachtwoord niet geaccepteerd. Wat nu?
    Behalve aan het wachtwoord stelt Youforce ook eisen aan de gebruikersnaam. Deze mag geen speciale tekens bevatten (behalve laagstreepje, min, punt en komma) en moet minimaal zes tekens lang zijn. Als de gebruikersnaam niet aan de eisen voldoet, zal het wachtwoord ook niet geaccepteerd worden.
  2. Wat moet ik doen als ik mijn inlogcode van OHMix ben vergeten?
    U kunt contact opnemen met onze ICT-helpdesk, bereikbaar via helpdesk@ohm.nl
  3. Wat moet ik doen bij foutmelding: "Melding 500, Interne Systeemfout" in Verzuimmanager?
    Om in Internet Explorer goed te kunnen werken met Youforce adviseert Raet om de Compatibiliteitsweergave aan te zetten. U doet dit door:
    - versie IE 9 en eerder het 'doorgescheurde formulier' in de explorer balk aan te klikken
    - vanaf versie 10 het radertje rechtsboven in uw scherm aan te klikken, te kiezen voor 'Instellingen voor compatibiliteitsweergave' en vervolgens de pagina toe te voegen.

Financiële dienstverlening

  1. Met welk financieel pakket werkt OHM?
    OHM maakt voor de financiële administratie gebruik van AFAS software, ProActive voor de digitale factuurverwerking en Infotopics voor de managementinformatie.
  2. Hoe verschaft OHM mij inzicht in mijn financiële en personeelsgegevens?
    OHM heeft in samenwerking met InfoTopics een dashboard voor u als klant ontwikkeld. Door in te loggen krijgt u 24/7 toegang tot uw eigen gegevens (bestuurs- en/of schoolniveau) op het gebied van financiën, personeels- en leerling gegevens, afhankelijk van de services die u bij ons als klant afneemt. Dit dashboard wordt, afhankelijk van de beschikbare gegevens, periodiek ververst. Dit kan dagelijks, maandelijks of jaarlijks zijn.
  3. Wat is het voordeel van ProActive factuurverwerking voor mij als klant?
    ProActive factuurverwerking geeft u de volledige controle over de inkomende factuurstroom. Medewerkers hoeven nooit meer handmatig facturen in te boeken. De kans op invoerfouten wordt hiermee gereduceerd tot het minimale. Alle facturen worden automatisch via een workflow beoordeeld, gearchiveerd en verwerkt in het financiële pakket. Dat garandeert een uniforme werkwijze in de hele organisatie.

    Controle over uw gehele factuurstroom:
    - Facturen raken nooit meer kwijt
    - Geen handmatige invoer van facturen
    - Geautomatiseerde workflow
    - Geen herinneringsfacturen en aanmaningen meer
    - Snel te doorzoeken persoonlijk archief
  4. Hoe kan ik het beste de kosten voor passend onderwijs in de gaten houden?
    Als u op de inkoopfacturen het projectnummer "160" en de tekst "passend onderwijs" vermeldt dan wordt dit ingevoerd in de financiële administratie. Door toevoeging van dit projectnummer kan op ieder moment via de OHMix Financieel de actuele stand worden opgevraagd. U geeft dan als extra optie dit projectnummer mee. Vervolgens kunt u zien waaruit de kosten bestaan bijvoorbeeld scholing, inhuur, personeel etc.
  5. Wat moet ik doen met een betalingsherinnering?
    U kunt telefonisch of via de mail contact opnemen met uw contactpersoon voor financiële zaken. Onze medewerker zal dan nakijken of de betreffende factuur al betaald is en zo nodig actie ondernemen. U kunt natuurlijk ook zelf in ProActive nagaan of de betreffende factuur al is ingeboekt.

Huisvesting en Onderhoud

  1. Wij willen in de school een verbouwing realiseren, wat nu?
    Het schoolbestuur is zelf verantwoordelijk voor de bekostiging en uitvoering van een verbouwing. Het is verstandig dat u zich laat adviseren voordat u overgaat tot de uitvoering van gebouw- of installatieaanpassingen, omdat er mogelijk een aanvraag omgevingsvergunning noodzakelijk is.
  2. Waarvoor blijft de gemeente verantwoordelijk met betrekking tot het schoolgebouw?
    Na de wetswijziging van 2015 blijft de gemeente verantwoordelijk voor: a. nieuwbouw b. uitbreiding, c. medegebruik (verhuur) d. constructieve gebreken (o.a. asbest) en e. herstel van bijzondere omstandigheden (o.a. brand, vandalisme en stormschade).
  3. Wie heeft de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van ons schoolgebouw?
    Na de wetswijziging van 2015 is het schoolbestuur zelf verantwoordelijk voor het binnen- en buitenonderhoud van de school. Het is verstandig hiervoor een lange termijn meerjarenonderhoudsplan (20 jaren) te laten uitwerken zodat inzicht ontstaat in de benodigde financiële reservering (dotatie) en de noodzakelijke onderhoudsactiviteiten (jaarplan) voor gebouw(en) en installaties.
  4. Het schoolgebouw is 40 jaar of langer geleden gebouwd en volgens ons afgeschreven, wat te doen?
    Er is momenteel wettelijk geen concrete regeling voor algehele aanpassing of renovatie van uw school. Er is nog een landelijke / politieke discussie gaande om dit wel geregeld te krijgen. De PO- & VO raad hebben gezamenlijk met de VNG hiertoe een voorstel uitgewerkt en aan de minister aangeboden. Momenteel geldt nog dat de wetgever ervan uitgaat dat het schoolbestuur en gemeente in goed overleg tot afspraken komen voor renovatie (levensduurverlenging) of (ver)nieuwbouw van een school.
  5. Is een energielabel verplicht voor mijn schoolgebouw?
    Volgens de Europese richtlijn EPBD is voor utiliteitsgebouwen (waaronder schoolgebouw) een label verplicht (voor gebouwen vanaf 1 januari 2008) bij de oplevering, de verkoop en verhuur. Ook als er meer dan 250 m2 van het (school)gebouw in gebruik is bij een overheidsinstelling is een energielabel verplicht. Het label laat de energiepresentatie van een gebouw zien en welke energie besparende maatregelen er mogelijkheden zijn. Een afgegeven label is 10 jaar geldig.
    Voor gebouwen van voor 2008 geldt geen energielabel verplichting maar het laten vaststellen van het energielabel geeft u inzicht in de energieprestaties van het schoolgebouw en mogelijke energiebesparende maatregelen.
  6. Wij willen het schoolgebouw voorzien van zonnepanelen, mag dat?
    Ja, dat mag. Het schoolbestuur is zelf verantwoordelijk voor de financiering of exploitatieovereenkomst. Overigens is het verstandig ook het energieverbruik van uw schoolgebouw op andere manieren te verduurzamen. De specialisten van OHM zijn u graag van dienst met maatwerkadvies voor de verbetering van de energieprestaties van uw gebouw en installaties en kunnen voor u ook de uitvoering van deze maatregelen/verbeteringen begeleiden. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
  7. Is er een wettelijke verplichting om mijn school te verduurzamen?
    Dit geldt niet voor bestaande schoolgebouwen (tenzij het energieverbruik >50000 kWh of >25000 m3 is), maar wel voor nieuwbouw. De overheid doelstelling (energie akkoord) voor nieuwbouw is een bijna energie neutrale schoolgebouwen (BENG) per 2020. Voor bestaande (school)gebouwen met uitzondering van monumenten wordt wel gestreefd naar een gemiddeld energielabel A per 2030 en een energie neutrale gebouwde omgeving per 2050. Echter het wel verduurzamen van uw school genereert een kwalitatieve inhaalslag voor uw gebouw en installaties met verbetering van gezondheid, comfort en lagere exploitatielasten tot gevolg. Er zijn in diverse gemeenten zogenaamde Greendeal initiatieven beschikbaar waarbij verduurzamingsmaatregelen onder gunstige investeringscondities kunnen worden gefinancierd.
  8. Wij willen voor de leerlingen en personeel de luchtkwaliteit van de school verbeteren, wat te doen?
    Een gezond binnenmilieu is belangrijk voor de prestaties van leerlingen en leerkrachten. Met een goed ventilatiesysteem kunt u hiervoor zorgen. Hiervoor zijn een 5-tal meest toegepaste systemen in de markt:
    -Decentrale ventilatie met natuurlijke toevoer
    -Decentrale ventilatie met mechanische toevoer
    -Decentrale ventilatie met geïntegreerde verwarming
    -Decentrale balansventilatie met WTW
    -Centrale balansventilatie met WTW

    Het is raadzaam om uw uitgangspunten en verwachtingen te bepalen en dan voor een advies op maat een goede adviseur in te schakelen. Kijk bij het bepalen van uw keuzes voor een ventilatiesysteem met- of zonder verwarming / koeling, niet alleen naar de aanschafkosten, maar ook naar de exploitatiekosten voor energie en onderhoud. De investering voor de aanleg van een luchtbehandelingsinstallatie zijn (geheel of gedeeltelijk) voor het schoolbestuur. Sommige gemeente(n) lijken bereid (deels) bij te dragen aan deze gebruiksverbetering.

Bestuursondersteuning

  1. Ben ik verplicht om bij detachering een minimaal aantal uur per week af te nemen?
    Nee, dit is niet verplicht. Op basis van uw wensen en behoeften stellen wij, in gezamenlijk overleg, een offerte op. Indien u hiermee akkoord bent wordt het contract opgesteld.
  2. Hoe weet ik dat een interim schoolleider geschikt is voor mijn school?
    Dit is vooraf moeilijk te bepalen en tevens de reden dat OHM een netwerk van schoolleiders beschikbaar heeft. U geeft aan waar de behoefte ligt en OHM stelt een aantal kandidaten voor waarmee u zelf in gesprek kunt om uw keuze te bepalen.